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OP-Logistik | OP-Optimierung durch intelligente logistische Prozesssteuerung

Beschreibung

Aufgabenstellung

Das Kernziel des Hauses war die Steigerung der OP-Auslastung an reiner Anästhesiezeit innerhalb der vorhandenen Betriebszeiten mittels einer transparenten Planung und Steuerung auf Basis logistischer Prinzipien. Hierbei musste zum einen die OP-Plan-Stabilität drastisch verbessert werden, damit die eingeplanten Ressourcen stets für den jeweiligen Fall einsatzbereit sind. Zu Beginn des Projektes wurde der OP-Plan selten eingehalten. Dies führte regelmäßig zu vielen Improvisationen innerhalb des OP-Tages und damit aufgrund von fehlenden Abstimmungen auch zu hohen Ressourcenverschwendungen und niedrigen Patientenzufriedenheiten. Darüber hinaus stand die Stärkung der Zuverlässigkeit aller Schnittstellen zum OP im Sinne eines internen Kunde-Lieferanten-Verhältnisses im Fokus. Häufige Zu- und Abflussfehler verstärkten die schlechte Auslastung und erzeugten überdurchschnittlich lange Wechsel- und Wartezeiten.

Lösungsansatz / Ergebnisse

Zunächst wurde ein Benchmarking der OP-Prozesszeiten je OPS erstellt. Die Prozessanalyse deckte strukturelle Fehler in den Abläufen auf und machte Schnittstellenprobleme sichtbar. Anschließend wurden Maßnahmen für eine hohe Plan-Stabilität im OP-Betrieb konzeptioniert, die in der Entwicklung eines auslastungssteigernden Buchungsprozesses mündete, der auch die Ärzte umfasst und den patientenorientierten Soll-Prozess berücksichtigt. Der Prozesse umfasst dabei insbesondere auch alle Schnittstellenprozesse, wie den prästationären Tag, die OP-Vorbereitung und die OP-Logistik bis zur Auslastung des Aufwachraumes. Aufbauend auf diesem ganzheitlichen Prozess wurden Prozesskennzahlen sowie Reaktionsmuster bei Kennzahlenabweichung zur logistischen Prozesssteuerung implementiert. Die Nutzung der Reaktionsmuster ermöglicht dem OP-Manager eine standardisierte und schnelle Rückkehr zu stabilen Prozessen. Zur dauerhaften Nutzung wurden die Prozesskennzahlen und Reaktionsmuster in ein Live-System überführt und ein logistischer Prozessleitstand für das OP-Management aufgebaut.

Nutzen

Der Aufbau eines Prozessleitstands für das OP-Management (Healthcare-Control-Center) ermöglichte die bessere Steuerbarkeit der OP-Prozesse. Hierdurch konnte die Produktivität erhöht sowie die Wechselzeiten reduziert werden. Bereits im zweiten Monat nach Bereitstellung des HCC-Leitstandes konnte eine personalneutrale Leistungssteigerung um > 15% erzielt werden. Durch diese Leistungssteigerung konnten die OP-Auslastung und der Umsatz signifikant gesteigert werden. In jedem Saal wurde der bisher beste Auslastungswert überhaupt erreicht. Außerdem werden nun kontinuierlich Prozessverbesserung durch die Erfassung aller auftretenden Prozessabweichungen und Anwendung vordefinierter Reaktionsmuster erzielt, was zu einer weiteren Leistungssteigerung in der Zukunft führen wird. Die Amortisation dieses Projektes lag bei unter 4 Monaten.

Referent:innen:

Dr. Marco Emmermann
Visality Consulting GmbH
Michael Schmidt
Marienkrankenhaus Kassel gGmbH