Vernetzte Daten für Einkauf und Controlling
Digitale Transformation, resilientere Versorgungswege, nachhaltige Beschaffung: Die Session „Einkauf und Controlling im Krankenhaus“ präsentiert Best-Practice-Beispiele und innovative Lösungsansätze für aktuelle Herausforderungen. Die Veranstaltung des Fachverbands für Einkäufer, Materialwirtschaftler und Logistiker im Krankenhaus e. V. (femak) sowie des DVKC – Deutscher Verein für Krankenhaus-Controlling e. V. findet am 6. Mai 2025 auf der med.Logistica statt.
Gemeinsames Verständnis schaffen
„Unsere Session wird anhand konkreter Best-Practice-Beispiele zeigen, wie digitale Transformation und innovative Ansätze den Einkauf und das Controlling im Krankenhaus nachhaltig verbessern können“, betont Prof. Dr. Björn Maier, Studiendekan an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg (DHBW) Mannheim und Vorstandsvorsitzender des DVKC, der die Veranstaltung gemeinsam mit Thomas Gallmann vom femak moderiert. Wichtig sei darüber hinaus das Schaffen eines gemeinsamen Verständnisses, so Prof. Maier. „Die Zusammenarbeit zwischen Controlling und Einkauf ist in vielen Kliniken noch kein Standard, was vor allem an fehlenden Schnittstellen und mangelnder abteilungsübergreifender Kommunikation liegt.“ Um die Zusammenarbeit zu fördern, seien technische Lösungen wie gemeinsame Business-Intelligence-(BI-)Systeme zur technologiebasierten Datenanalyse genauso nötig wie ein kultureller Wandel zu mehr Transparenz und Zusammenarbeit.
Best Practice für mehr Qualität
Die fünf Vorträge der Session befassen sich unter anderem mit neuen BI-Entwicklungen im Einkaufscontrolling, der Versorgungssicherheit trotz veränderter Marktbedingungen, Kooperationsmodellen sowie der Sachkostensteuerung. „Ein Beispiel ist die Einführung automatisierter Bedarfsermittlungssysteme, die auf historischen Verbrauchsdaten basieren und zukünftige Anforderungen präzise prognostizieren“, erklärt Prof. Maier. Ein weiterer Ansatz sei die Integration von Plattformen, die es ermöglichen, Prozesse wie Bestellungen, Lieferantenmanagement und Rechnungsabwicklung vollständig zu digitalisieren, auszuwerten und zu steuern: „Diese Ansätze erhöhen in der Praxis nicht nur die Prozessgeschwindigkeit, sondern steigern auch die Kosteneffektivität und können zur Qualitätssteuerung genutzt werden.“
Datenbasierte Entscheidungsfindung noch uneinheitlich
Bisher sei der Einsatz von BI-Lösungen in deutschen Krankenhäusern uneinheitlich: „Formal haben inzwischen fast drei von vier Kliniken eine entsprechende Software im Einsatz. Während größere Kliniken BI bereits in ihre Entscheidungsprozesse integriert haben – etwa zur Analyse von Sachkosten und Lieferantenleistung – befinden sich kleinere Häuser oft noch in der Planungs- oder Pilotphase“, beschreibt Prof. Maier. Hindernisse lägen häufig in der fehlenden Integration der Systeme, der Datenqualität und begrenzten personellen Ressourcen. Dennoch sei ein positiver Trend zu beobachten: „Immer mehr Kliniken erkennen den Wert datenbasierter Entscheidungsfindung und investieren in Lösungen, mit denen sich Ressourcen effizienter nutzen lassen, um schneller zu reagieren.“ Der Einsatz von Technologie und datenbasierten Analysen optimiere ebenfalls verstärkt die Steuerung von Sachkosten. Hier werde die Session thematisieren, wie sich durch Benchmarking zwischen Kliniken Best Practices identifizieren und Ineffizienzen beheben lassen.
Mehr Kooperation
Ein weiterer Schwerpunkt der Session liegt im Aufbau von Kooperationen, um die Widerstandsfähigkeit gegenüber Problemen in der Lieferkette zu erhöhen. „Eine zentrale Herausforderung in der Krankenhauslogistik und im Einkauf ist die Resilienz gegenüber Lieferkettenstörungen, die insbesondere durch geopolitische Unsicherheiten und die Pandemie deutlich geworden sind“, unterstreicht Prof Maier. Die Situation sei gekennzeichnet durch eine steigende Preisdynamik, die Abhängigkeit von wenigen – oft außereuropäischen – Lieferanten sowie wachsenden Anforderungen an eine nachhaltige Beschaffung. „Deshalb gehen wir darauf ein, wie der Aufbau strategischer Partnerschaften und regionaler Liefernetzwerke die Versorgungssicherheit stärken kann. Hinzu kommen digitale Lösungen wie Lieferketten-Management-Systeme, um Engpässe frühzeitig zu erkennen und zu reagieren“, ergänzt der Professor für Betriebswirtschaftslehre – Gesundheitsmanagement. Langfristig gehe es darum, die Logistik noch stärker zu automatisieren, die Transparenz in den Lieferketten zu erhöhen und so flexibel auf Marktveränderungen reagieren zu können.
Erfolgsmodell Nachhaltigkeit
Um sich zukunftssicher aufzustellen, müssten Krankenhäuser stärker auf regionale und nachhaltige Lieferketten setzen, die gleichermaßen ökologische und ökonomische Vorteile bieten. Nachhaltigkeit werde immer mehr zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor: „Wir werden zeigen, wie durch gezielte Maßnahmen wie die Auswahl nachhaltiger Produkte, die Einführung von CO₂-Monitoring-Tools oder die Optimierung von Lieferwegen sowohl Kosten gesenkt als auch Umweltziele erreicht werden können“, sagt Prof. Maier. Solche Ansätze, die Effizienz und Nachhaltigkeit vereinen, seien besonders spannend. Die zentrale Botschaft der Session auf der med.Logistica laute: „Ein datengetriebener und strategischer Ansatz im Einkauf und Controlling ist entscheidend, um den steigenden Anforderungen in den Krankenhäusern gerecht zu werden. Mit den richtigen Technologien, Prozessen und einer stärkeren Vernetzung von Abteilungen können nicht nur Kosten gesenkt, sondern langfristige Wettbewerbsvorteile geschaffen werden.“ Dies seien allerdings nur die notwendigen Bedingungen, hebt Prof. Maier hervor: „Erst mit der richtigen Kommunikation an den Schnittstellen wird es dann zu einem wirklichen Erfolgsmodell.“
Die Session „Einkauf und Controlling im Krankenhaus“ des Fachverbands für Einkäufer, Materialwirtschaftler und Logistiker im Krankenhaus e. V. (femak) sowie des DVKC – Deutscher Verein für Krankenhaus-Controlling e. V. findet am Dienstag, 6. Mai 2025, von 11.30 bis 13.00 Uhr statt.
Fünf Vorträge stehen auf dem Programm: „Business Intelligence (BI) im Einkaufscontrolling – neue Entwicklungen“ (Fatih Isler, Einkaufsleiter, Lahn-Dill-Kliniken, Wetzlar), „Einkauf und Logistik – zukünftige Herausforderungen“ (Adrian Reeck, Strategischer Einkäufer, BG Kliniken Einkauf und Logistik GmbH, Berlin), „Anhaltend veränderte Marktbedingungen und trotzdem Versorgungssicherheit?“ (Andreas Wolf, Verwaltungsleiter, ISAR-Klinikum, München), „Mehr Wert durch Kooperation: Erfolgreiche Zusammenarbeit von Controlling und Einkauf im Klinikbetrieb“ (Andreas Weiß, Prokurist, Geschäftsbereichsleiter Finanzen/Controlling, Klinikum Leverkusen; DVKC-Vorstandsmitglied) und „Die immense Bedeutung der Sachkosten und deren Steuerung“ (Prof. Dr. Dirk Lauscher, Professor für Ökonomie im Gesundheits- und Sozialwesen, KH Freiburg; DVKC-Vorstandsmitglied).
