Beschaffungsmanagement: Work in Progress
Über mögliche Wege zu einem digitalen Anforderungs- und Bestellprozess für den Einkauf im Krankenhaus und die Krankenhausapotheke diskutiert der Best-Practice-Vortrag „eProcurement in der Universitätsmedizin Essen“ (UME) am 16. Mai 2023 auf der med.Logistica anhand eines laufenden Projekts.
„Nachdem die UME im Bereich der Primärprozesse bereits einen guten Digitalisierungsgrad erreicht hat, soll dieser auch im Bereich Klinik-Einkauf, Apotheke und Logistik übertragen und durchgängiger etabliert werden. Hierzu wurden unter anderem Markterkundungen, Umfragen zur IT-Unterstützung in vergleichbaren Kliniken sowie Prozessanalysen im Hause durchgeführt. Auf der med.Logistica stellen wir unsere Vision vor und berichten aus der Praxis“, erläutert die Referentin Ksenija Frangen, Leitung Dezernat Wirtschaft und Betriebe, Einkauf und Materialwirtschaft, Medizintechnik und Projekte des Universitätsklinikums Essen (AöR). Das Klinikum Essen, das aus rund 60 Gebäuden mit insgesamt 30 Kliniken und 28 Instituten besteht, werde seit Jahren dezentral beliefert und habe über viele Jahren nur über ein sehr kleines Lager auf dem Klinikgelände verfügt. Während der Pandemie sei es gelungen, weitere Interimslagerflächen anzumieten. Geplant sei, verbunden mit der Prozessdigitalisierung den Bau eines zentralen Versorgungszentrums voranzutreiben, welcher bisher aufgrund notwendiger Priorisierungen der Mittel in der Medizin zurückgestellt worden sei und nun, nach rund 20 Jahren, umgesetzt werden solle, so Frangen.
Praxisnah Erfahrungen teilen
„Während der Pandemie, 2021, haben wir mit der Markterkundung begonnen. Die Fortdauer der Pandemie und die damit einhergehende Lieferkettenproblematik erschwerten jedoch das Voranschreiten. Auf der med.Logistica werden wir unsere Herangehensweise und Erfahrungen praxisnah darlegen, aber genauso Irrwege und Fallstricke aufzeigen“, sagt Frangen. „Das Publikum des Vortrags kann daraus Empfehlungen unter anderem für die Zeitschiene eines solchen Projekts ableiten und Impulse für eigene Vorhaben sammeln. Wir präsentieren ein ‚Work in Progress’, das noch nicht abgeschlossen sein wird.“ Eines habe sich dabei in jedem Fall herausgestellt: „Eine Markterkundung im Vorfeld spart später wertvolle Zeit. Und je genauer man das Leistungsspektrum definiert, desto besser lässt sich dann einschätzen, ob die in die Auswahl einbezogenen Hersteller entsprechender Systeme über Referenzen und Eignungen verfügen.“
Wertvolle Daten im Gepäck
In der Theorie gehe man nicht selten von idealen Verhältnissen aus, erklärt Co-Referent Prof. Dr. Hubert Otten, Leiter des Instituts für Healthcare-Management und Professor für Technische Systeme, Betriebsorganisation und Logistik in Einrichtungen des Gesundheitswesens an der Hochschule Niederrhein, der das Projekt begleitet. „Die Praxis im Gesundheitswesen mit relativ komplexen Freigabe- und Genehmigungsabläufen ist davon oft weit entfernt. Die Anforderungen, die in den Fachbüchern stehen, werden häufig nur auf Umwegen erreicht. Im Rahmen unseres Projekts haben wir sehr detaillierte Anforderungen zusammengetragen, denen ein eProcurement-System genügen sollte. Diese werden wir auf der med.Logistica vorstellen.“ Das seien wertvolle Daten für andere Krankenhäuser, die über die Beschaffung eines solchen Systems nachdenken. „Wir freuen uns schon sehr auf den fachlichen Austausch auf der med.Logistica, möchten uns mit Expertinnen und Experten aus der Branche vernetzen und neue Perspektiven entwickeln“, ergänzt Frangen.
Der Best-Practice-Vortrag „eProcurement in der Universitätsmedizin Essen“ von Ksenija Frangen und Prof. Dr. Hubert Otten findet am Dienstag, 16. Mai 2023, von 17.30 Uhr bis 18.00 Uhr statt.
